COME DIVENTARE ASSISTENTE VIRTUALE (VA)

COME DIVENTARE ASSISTENTE VIRTUALE (VA)

Ormai la figura dell’Assistente Virtuale è sempre più diffusa, anche in Italia. Ma come iniziare?

assistente virtuale

Sempre più persone mi stanno chiedendo informazioni specifiche su come diventare un assistente virtuale. Nel mio articolo “Lavorare da casa,si può” ho spiegato in modo superficiale quello che può essere un modo per iniziare un business da casa. Oggi voglio approfondire quello che è un Assistente Virtuale, cosa fa e come diventarne.

Cosa fa un assistente virtuale?

Sia gli imprenditori online che le piccole imprese locali potrebbero avere bisogno di aiuto da remoto. L’assistenza necessaria può essere semplice data entry o richiedere qualcuno con una formazione più specifica. Un’azienda potrebbe semplicemente aver bisogno di qualcuno che risponda al proprio telefono dell’ufficio poche ore ogni settimana, mentre un’altra potrebbe aver bisogno di qualcuno che esegua la ricerca dei blogger per il prossimo lancio di un prodotto.

Se sei un principiante, ecco alcuni servizi richiesti che puoi offrire quando sei un Neo assistente virtuale:

1- Gestione della posta elettronica

La gestione della posta elettronica è un’abilità interessante che molti aspiranti VA non conoscono ma sono totalmente capaci di fare. Questo è anche uno dei problemi maggiori che gli imprenditori impegnati si trovano a dover risolvere.

La gestione della posta elettronica, a volte chiamata gestione della posta in arrivo, implica l’accesso alla posta in arrivo (o alle caselle di posta) del cliente e alla suddivisione e organizzazione delle cose per il cliente. Potresti impostare le cartelle da usare per il cliente (cose come “leggere” e “ha bisogno della tua risposta” e “FYI”).

Puoi anche avere alcune responsabilità del servizio clienti rispondendo a domande comuni, elaborando rimborsi e facendo più un servizio di customer care.

Molti di noi sono inondati di e-mail; con la gestione della posta elettronica, rendi molto più facile per il tuo cliente vedere solo ciò che deve vedere e ti occupi di tutto il resto.

2- Gestione blog

Se hai familiarità con WordPress – o anche se non ne hai, ma impari velocemente – puoi svolgere ogni tipo di attività di gestione del blog. Molti imprenditori e piccole imprese che assumono assistenti virtuali gestiscono blog sui loro siti Web e ci sono molte attività amministrative quotidiane che richiede la gestione di un blog. Gran parte di esso richiede tempo ma non di livello molto elevato, rendendolo perfetto per l’outsourcing a un VA.

Queste attività potrebbero includere quanto segue:

  • Correzione bozze
  • Approvazione e risposta ai commenti
  • Formattazione Post (aggiunta di titoli, ecc.)
  • Aggiunta di collegamenti ai post
  • Impostazione dei pin e delle immagini all’interno del post
  • Redazione di nuovi post
  • Aggiunta di informazioni a eventuali plug-in extra (come l’inserimento delle parole chiave in un plug-in SEO)
  • Pianifica la pubblicazione dei post quando sono pronti
  • Aggiornamento plugin
  • Organizzazione e aggiornamento di post precedenti (aggiunta di categorie e tag, ecc.)

Non c’è davvero alcun limite al lavoro che potrebbe essere svolto su un blog, e queste sono alcune delle attività adatte per un VA principiante.

3 – Grafica

Molte persone che operano nel mondo degli affari online comprendono l’importanza della grafica, ma non hanno idea di come realizzarle. Se sei orientato visivamente e conosci i servizi di progettazione grafica gratuiti come Canva (o riesci a capirlo abbastanza velocemente – è abbastanza intuitivo!), Puoi fare davvero la differenza offrendo la progettazione grafica per i tuoi clienti.

È difficile trovare buoni grafici e quelli buoni sono anche molto costosi. Se hai un talento per la progettazione visiva, ti piace il processo creativo e puoi trovare una buona grafica in modo relativamente semplice, c’è un enorme mercato per te – anche se non sei mai stato pagato per quel servizio prima.

La chiave per iniziare a lavorare alla progettazione grafica come nuovo Assistente Virtuale è avere un portafoglio pronto per l’uso. Una volta compreso il tipo di grafica di cui i tuoi clienti ideali avranno bisogno, puoi fare 2 o 3 campioni per ognuno di essi per costruirti un portafoglio solido, relativamente rapidamente.

Quindi quali sono questi elementi grafici richiesti? Ecco alcune cose per iniziare:

  • Post di blog in primo piano (con incluso il titolo del post)
  • Pin per Pinterest
  • “Annunci” post che invogliano il lettore a fare clic
  • Copertine di Facebook e Twitter
  • Post di Instagram (questo è ENORME in alcuni mercati) e altri post sui social media
  • Disegni di annunci di Facebook


Dai un’occhiata ad alcuni dei tuoi blog preferiti e scopri quali tipi di elementi grafici vengono utilizzati. Se sono i tipi di cose che puoi guardare e dire “Potrei farcela totalmente!”, Allora potresti avere un’abilità VA richiesta e commerciabile pronta a partire.

4- Trascrizioni

Mentre sempre più imprenditori stanno facendo cose come video live, podcast, webinar e corsi, la necessità di servizi di trascrizione sta crescendo. La trascrizione è qualcosa che molte persone possono fare – non richiede competenze specialistiche, anche se farai meglio se riesci a digitare rapidamente e raccogliere alcuni utili software di trascrizione come oTranscribe (gratuito) o Transcribe ($ 20 / anno).

5- Assistenza clienti

L’assistenza clienti è un’area ENORME per lavorare a casa, sia che tu voglia lavorare per un’azienda o crearne una tua. Le competenze del servizio clienti sono quelle che molte persone possiedono naturalmente e ci sono tonnellate di attività online basate sulle vendite che hanno bisogno di rappresentanti del servizio clienti. Questo è un grande ruolo da esternalizzare a un Assistente Virtuale.

Quando svolgi il servizio clienti come Assistente Virtuale, la maggior parte del lavoro verrà effettuata tramite email. Potresti rispondere a domande sui prodotti, aiutare le persone a risolvere problemi con i loro account (reimpostando password e quant’altro) e possibilmente persino elaborare rimborsi.

6- Gestione dei Social Media.

Se ti piacciono le piattaforme di social media come Twitter, Facebook e Instagram e ritieni di avere un talento per la produzione di post interessanti, potresti essere interessato ad aggiungere social media alle tue offerte iniziali di servizi di assistente virtuale. È qualcosa che molti imprenditori ritengono che dovrebbero fare, ma pochi hanno il tempo di fare in modo coerente, il che rende un grande compito per te raccogliere.

Esiste una strategia per utilizzare i social media in modo efficace e il social media marketing è una solida nicchia che puoi scegliere se decidi che ti piace davvero e vuoi concentrarti su di esso come VA. Ma molte volte ci sono clienti che hanno solo bisogno che tu pubblichi regolarmente su una piattaforma e ti forniranno il contenuto o ti forniranno linee guida per ciò che dovresti condividere.

Quanto guadagna un Assistente Virtuale?

Il reddito medio annuo per gli Assistenti virtuali negli Stati Uniti è di circa $ 60.000 a partire da giugno 2019. In Italia siamo sui 40.000€. Il potenziale di reddito sarà determinato dal set di competenze e se scegli di lavorare per un’azienda multi-VA o di entrare in affari per te stesso.

Lavorare in una posizione entry-level per un’azienda multi-VA ad esempio, può pagare solo da 12€ a 15€ l’ora. Se hai un servizio specializzato su richiesta che offri ai clienti diretti, d’altra parte, potresti essere in grado di addebitare 25€ / ora, 40€ / ora o anche 60€ / ora a seconda del mercato.

Strumenti necessari per un Assistente Virtuale

Come Assistente Virtuale ci sono alcuni ottimi strumenti che possono aiutarti a rimanere organizzato e forse anche aumentare i tuoi profitti. Ecco alcuni strumenti che ho usato come assistente virtuale:

  • Google Drive: Google offre una versione open source di software comuni come Word ed Excel. Non solo queste sono alternative perfette, ma puoi anche condividere facilmente file con altri.
  • Asana – Questo è un software gratuito che ti aiuterà a rimanere organizzato e ti permetterà anche di condividere cartelle con clienti e appaltatori.
  • Dropbox: Dropbox è un’ottima alternativa a Google Drive. Io uso entrambi. Uso principalmente Dropbox per l’archiviazione e la condivisione di foto.
  • Grammarly – Questo è un fantastico strumento online che ti aiuterà a correggere le bozze. Non vuoi mai sembrare poco professionale! È disponibile una versione gratuita.
  • Lastpass – Questo è un modo sicuro per condividere le password con i client
  • Unione dei liberi professionisti: questo sito offre modelli di contratto che puoi utilizzare gratuitamente
  • WiseStamp – Non perdere mai un’altra occasione per informare qualcuno dei tuoi servizi. Questo strumento online aggiungerà una firma accattivante alle e-mail in uscita che include foto, informazioni di contatto e altro.
  • Google Voice – Di solito non è mai una buona idea dare il tuo numero di cellulare, anche ai clienti. Inevitabilmente ne verrà fuori uno che sente di meritare un accesso 24 ore su 24, 7 giorni su 7, indipendentemente dal fatto che tu sia in uno studio medico, in vacanza o alla festa di compleanno di tuo figlio. Google Voice è un’ottima alternativa e offre un servizio di posta vocale.

Come diventare un Assistente Virtuale.

  1. Determina le tue competenze e i pacchetti di servizi
  2. Crea un sito Web o una landing che descriva i pacchetti di servizi e l’esperienza
  3. Stabilisci il tuo mercato di riferimento – chi è il tuo cliente ideale? In che settore sono? Qual è il loro budget? Quali sono le loro lotte? Come puoi aiutare?
  4. Trova il tuo mercato
  5. Stabilisciti come esperto: se il tuo cliente ideale è nei forum online o nei gruppi di Facebook, cogli l’opportunità di offrire consigli utili in modo non commerciale.
  6. Fai domanda per i lavori di assistente virtuale e invia le presentazioni al tuo mercato di riferimento.
  7. Conduci un colloquio online per determinare se sei adatto a livello professionale.
  8. Firma un contratto che delinea la descrizione del lavoro e i termini di pagamento.
  9. Lavora! Offri risultati e rispetta le scadenze.

Qual’è il tuo cliente ideale?

Per prima cosa, chi sarà il tuo primo cliente? È indispensabile sapere con chi vuoi lavorare. Ognuno ha le sue preferenze personali quando si tratta di dati demografici. Prendi carta e penna e inizia a pensare al cliente ideale:

  • Età – Il tuo cliente ideale è nella tua fascia di età? Che fascia di età ricopre?
  • Esperienza imprenditoriale – Preferisci lavorare con le start-up o con coloro che sono stati in attività per un periodo?
  • Nicchia – Dov’è la competenza del tuo cliente ideale? Ti piace lavorare con coach, agenti immobiliari, esperti di marketing su Internet, altri assistenti virtuali, ecc.? Preferisci lavorare con aziende online o offline?
  • Preferenze di comunicazione – Preferisci comunicare con i tuoi clienti via telefono, e-mail, Skype? Sembra un piccolo dettaglio, ma è importante.
  • Ore: A seconda del servizio fornito o delle preferenze di comunicazione, possono entrare in gioco le differenze di fuso orario.
  • Livello di partecipazione – Preferisci lavorare con clienti che desiderano supervisionare ogni passaggio o preferisci non essere sottoposto a controllo per dettagli micro?
  • Prenditi del tempo per valutare queste cose. Non è necessario attenersi a vita, ma ti aiuterà a iniziare.

La dura verità nella ricerca dei clienti

Molti nuovi liberi professionisti vogliono intraprendere un percorso più passivo nel trovare i clienti. Creano magari un sito web. Si crea una pagina Facebook. Aspettano. Aspettano. E aspettano ancora un po ‘.

Uno dei motivi per cui molte nuove attività online falliscono è la riluttanza a diventare aggressivi nella fase di avvio. Mentre il passaparola può essere una ottima possibilità lungo la strada, non è quello che funziona da subito. Devi prendere il tuo futuro nelle tue mani e contribuire a realizzarlo.

Come? È ora di iniziare a lanciare.

Soprattutto nel caso dei fornitori di servizi freelance, il lancio a freddo può essere molto efficace. Anche se l’outsourcing sta guadagnando slancio negli ultimi anni, molti proprietari di piccole imprese potrebbero ancora non sapere che è un’opzione. Probabilmente incontrerai anche molti imprenditori che hanno bisogno di aiuto ma non sanno da dove cominciare o forse anche come delegare. Ecco perché il lancio può essere un ottimo modo per posizionarti di fronte a potenziali clienti prima ancora che abbiano avuto la possibilità di controllare la concorrenza.

Tuttavia, non tutte le email sono efficaci. Ecco alcuni suggerimenti per ottenere risultati migliori e più clienti.

Personalizza le tue e-mail

Qualsiasi e-mail che inizia con “Gentile proprietario del sito Web” va direttamente nel Cestino. Le e-mail personalizzate possono aumentare la conversione del 10%. Devi prenderti il ​​tempo per cercare il tuo obiettivo e personalizzare la tua email. Potresti non essere sempre in grado di trovare il nome della persona, ma dovresti dare il meglio. Se non ci riesci, un semplice “ciao” è meglio del “caro proprietario del sito web”.

Dovresti anche provare a menzionare qualcosa di recente e significativo. Forse hanno pubblicato recentemente un ottimo articolo che ti è davvero piaciuto. Forse sei stato un membro della loro comunità per molto tempo. L’adulazione funziona, ma non mentire.

Questa breve menzione è anche un ottimo momento per mostrare i tuoi servizi. Se sei un esperto di marketing sui social media potresti dire qualcosa del tipo: “Mi è piaciuto molto il tuo recente articolo sulla gestione di un’azienda con il coniuge. Come esperto di marketing sui social media, vedo alcune opportunità per aumentare l’esposizione non solo per questo articolo ma per molti altri sul tuo sito. È un’area che ti interessa fare crescere? ”

I soldi sono nel follow up

Anche in questo caso, come in ogni attività di marketing, il follow up è molto importante. Non farti intimidire da un’e-mail non letta o senza risposta.Continua con una seconda e terza.

La tua casella di posta probabilmente non è diversa da quelle che stai lanciando: piena. Le email si perdono e senza risposta involontaria. Prova ancora per ogni evenienza.

Attendi almeno una settimana prima della successiva. Mantieni il testo semplice e breve. Fai sapere loro che li hai contattati una o due settimane fa e stavi facendo il check-in per vedere se erano interessati a parlare ulteriormente o se avevano domande. Puoi includere un link al tuo portfolio o esempi del tuo lavoro. Ringraziali per il loro tempo e chiudi. Questo è tutto.

Il lancio può essere un modo molto efficace per ottenere l’interesse dei nuovi clienti. Come avviene per email, dovresti considerarlo meno stressante delle chiamate a freddo. Questo lo rende un’ottima opzione per tutti, compresi gli introversi. Puoi usare un autorisponditore come Aweber o Getresponse per automatizzare il tutto.

L’intervista telefonica

Le consultazioni con potenziali clienti mi causavano (soprattutto all’inizio) molto stress. L’intervista virtuale per un fornitore di servizi online è molto diversa dall’intervista per essere un dipendente. Come appaltatore indipendente e imprenditore, partecipi attivamente al processo di intervista. Stai scegliendo il cliente tanto quanto te.

Una volta trovata quella prima persona interessata ai tuoi servizi, vorrai assicurarti di essere compatibili. Dovrai fare una piccola intervista o un meeting online in modo da poter imparare un po ‘di più uno sull’altro, cosa puoi offrire.

Questo è un momento in cui vorrai impostare chiare aspettative sul tempo di consegna, le ore di disponibilità, il modo in cui ti aspetti di essere pagato e quando e il tuo mezzo di comunicazione preferito. Sii severo. Imposta le tue regole e non lasciarti sfruttare.

Un buon primo passo prima del colloquio è che il tuo lead compili un “modulo cliente”. Ciò ti consente di conoscerli un po ‘meglio e iniziare a identificare le aree in cui puoi aiutare e forse dove non puoi. Le possibili informazioni da acquisire prima di parlare con un potenziale cliente sono le seguenti:

  • Nome e cognome
  • Nome società
  • Sito web (s)
  • E-mail
  • Telefono
  • Fuso orario
  • Fonte di riferimento (come hanno saputo di te)
  • Di cosa hanno bisogno?
  • Chi è il loro mercato di riferimento? Quali servizi forniscono?
  • Ci sono altri fornitori di servizi virtuali con cui lavorerai?
  • Quante ore anticipano di aver bisogno?
  • Qual è il loro budget?

Potrebbero esserci altre domande rilevanti per il tipo di servizio che offri. L’importanza del modulo clienti è che puoi iniziare ad analizzare se questo potenziale cliente sarà adatto a te. Se il loro budget o le loro esigenze orarie non sono in linea con le tariffe attuali o i vincoli temporali, sarete in grado di iniziare a raccogliere i nomi dei vostri colleghi che potrebbero adattarsi meglio.

Se hanno una presenza online, questo è un ottimo momento per iniziare a fare qualche ricerca. Dai un’occhiata ai loro siti Web. Cerca eventuali bandiere rosse o problemi etici con cui non ti senti a tuo agio.

Prendi nota della fonte di riferimento. Ciò fornirà un piccolo spaccato delle tue vie di marketing.

Il modulo cliente può essere fatto in diversi modi. Potresti preferire raccogliere queste informazioni tramite il modulo di contatto sul tuo sito Web, oppure potresti inviare questo modulo via e-mail dopo il contatto iniziale. Fai ciò che ti fa sentire a tuo agio e modifica le domande come ritieni opportuno.

Intervista al cliente

Il prossimo passo nel processo è l’intervista virtuale. Ora, prima di andare oltre, parliamo un po ‘di quanto sia importante telefonare per questo passaggio. Anche se il tuo metodo di comunicazione preferito con i clienti è via e-mail, puoi ottenere le informazioni necessarie sul tuo potenziale cliente parlando in realtà con loro. Parlare al telefono o via Skype può eventualmente scoprire bandiere rosse che possono essere nascoste nelle e-mail. Puoi anche iniziare a costruire un rapporto nel caso in cui entrambi decidiate di procedere.

Sii un partecipante attivo al processo di intervista. Stai intervistando il tuo potenziale cliente tanto quanto ti stanno intervistando.

Domande da fare

  1. Esperienza con i fornitori di servizi: chiedi al tuo potenziale cliente se in passato ha collaborato con altri Assistenti Virtuali. Che tipo di servizi hanno contratto? Qual è stata la loro esperienza? Perché non stanno più lavorando con quella / e persona / e. Se hanno attraversato numerosi fornitori di servizi e hanno espresso molta negatività riguardo alle loro esperienze, questa potrebbe essere una bandiera rossa. Ci sono sempre due lati in ogni storia. Prendi nota di come ti senti riguardo a eventuali problemi negativi che si possano presentare.
  2. Aspettative – Devi sapere quali sono le loro aspettative o potresti essere quello di cui stiamo parlando nella domanda 1 nella prossima intervista virtuale. Si aspettano che lasci tutto quando si presenta una necessità? Vogliono un giro di 1 ora sui progetti? Si aspettano che tu sia di guardia per i fine settimana e le vacanze? Sei sulla stessa pagina per sapere come e quando i progetti verranno consegnati e completati? Le cose che si presentano in questo momento possono essere un affare. Scopri cosa si aspettano da te e sii onesto in ciò che puoi fornire. Ho avuto dei clienti che mi chiamavano in vacanza, alle 23:00 e alle 4:45 di venerdì, volendo che le cose fossero fatte ORA. Discuti di queste cose durante l’intervista.
  3. Metodi di pagamento – Discuti le tue pratiche di pagamento con i tuoi potenziali clienti. Accetti pagamenti solo tramite PayPal? Con quale frequenza fatturi? Quando prevede il pagamento? Sii chiaro su questi temi. In caso contrario, potresti trovarti ad aspettare indefinitamente un assegno che è “nella posta”.

Abbi fiducia nelle tue pratiche, politiche e abilità durante il colloquio. Mantieni basse le promesse ora in modo da poter consegnare più tardi. Non prepararti per il fallimento. Fai attenzione a coloro che cercano di farti abbassare le tariffe o fare eccezioni di pagamento. Tieni d’occhio chi desidera un sacco di consigli gratuiti, ma non ha intenzione di stipulare un contratto. Ascolta il tuo istinto in queste chiamate. Se vedi bandiere rosse o ti senti a disagio, prendi nota.

Se le cose sono andate bene, fai sapere loro che invierai un contratto per la loro revisione. Se le cose non sembrano giuste, puoi chiudere li o potresti volerci riflettere. Fai sapere loro che darai un’occhiata al tuo programma attuale e che li ricontatterai con la tua decisione finale.

Non rimanere principiante

Ogni volta che inizi a fare qualcosa, ha senso farlo al livello base. Ciò significa guadagni più bassi, curve di apprendimento ripide e talvolta fare un lavoro che non ti piace necessariamente semplicemente per poter ottenere l’esperienza. Non c’è limite ai servizi che un VA può offrire, quindi si tratta di trovare qualcuno che abbia bisogno del tipo di aiuto che puoi fornire.

Non c’è niente di sbagliato nel lavoro da principiante, ma ti incoraggio a “salire di livello” il più rapidamente possibile. Scegli una nuova abilità da aggiungere alle tue offerte e segui un corso su Udemy o FreeU in modo da poterlo padroneggiare rapidamente. Immergiti in un servizio specifico che ti piace davvero e sviluppa una competenza in esso in modo da poter disporre di tariffe più elevate per quel servizio.

Cerca di capire la strategia alla base delle attività che i tuoi clienti ti assegnano, così puoi capire come funziona l’azienda e quindi trovare modi per dare un contributo ancora maggiore. Più capisci la strategia alla base delle decisioni aziendali, più vale il tuo tempo.

Anche se la specializzazione è qualcosa che non sei affatto pronto a fare, sappi che non sarai per sempre un principiante. Iniziare è la parte più difficile, quindi fai il salto nel momento in cui sei pronto, ma fallo!

1 comment so far

COME DIVENTARE ASSISTENTE VIRTUALE (VA) – Muminjob Posted on8:59 - 10/09/2019

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